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第2回情報会議レポート – WIP / 信頼 / 失敗談

2015.11.20 Category:勉強会・イベント Tag: ,

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プログラミングや開発手法に関するノウハウは業界全体でも広く広まっているものが多いですが、情報共有の促進に関するノウハウはまだぼんやりとしています。

そこで、情報会議です。

情報共有そのものについて知見があつまるこの会議をきっかけに業界全体の知見が活発に交換されると嬉しいです。
by tbpgr

はじめに

tbpgr(てぃーびー)です。

Qiita:Team, esa, DocBase, Confluence,
Wiki, Excel, 口伝, 脳内。

皆さんの現場の情報はどのような形式で共有されているでしょうか?
Qiita:Teamを皮切りに esa, DocBase と国内の情報共有ツールの導入は一気に加速したかのようにも見えます。

アウトプットを積極的に行う企業が開発環境を公開する場合、上記のような情報共有ツールを含んでいることも多いです。

さて、2015/11/12(木)に開催された第2回 情報会議に参加させていただきました。
第1回は情報共有ツールお悩みNightという名前だったのですが、短く簡潔なイベント名になりました。名前重要。

情報共有の情報共有、というメタで風変わりなこのイベントの雰囲気や知見を共有させていただきます。
情報共有は、それぞれの現場によって課題・有効な手段などは様々だと思います。

この記事で出てくる内容を元に、

「うちもこの方法やってうまくいった!」
「うちはこの方法ではだめなので、こうやって対応した」
「うちはこんなことをやっているけど、誰もやってないみたいだ」

などの情報が広がるといいな、と思います。

さて、この記事では

  • お悩み共有グループワーク
  • LT1: @ken_c_lo さん / WIPについて
  • LT2: @hapicky さん / 情報共有に必要な信頼関係について
  • LT3: @papix さん / Qiita:Teamの導入に失敗した話
  • 主催者の声(@htomine さん、 @so1_ さん)

をまとめます。

お悩み共有グループワーク

以下のお題を解決する方法を1テーブル4名前後で考える方式でグループワークを行いました。

  • 他人の記事にコメント・編集する文化が根付かない
  • 導入に際して効果の定量的指標を求められてしまった
  • 記事を読んでくれさえしないメンバーがいる

課題は各チーム内で行い、実施後に2チームをペアにして発表会を行いました。
私が参加したDグループを例に説明させていただきます。
テーマは「 記事を読んでくれさえしないメンバーがいる 」です。

仕込み

実は、このイベントは開催前にQiita:Team内で自己紹介で交流を行った後に開催されています。人によっては自己紹介以外に情報共有に関するポエムを投稿したり、コメントを交換したうえでイベントに参加しているため 、アイスブレイクの難易度が下がっています。

また、このQiita:Teamはイベント当日以外も継続的に活動しているため、情報共有に関する課題を持つもの、日々運営するものが継続的に情報交換をすることが可能です。

アイデア出し

まずは各自が付箋でアイデア出しを行います。

グルーピング

アイデア出しした内容をピンクの付箋でグルーピングします。

  • グルーピング開始

  • グルーピング進行中

  • どんなグループにわかれた?
    • 目的の共有
    • 有用情報で釣る
    • ルール
    • 楽しいコンテンツで惹きつける
    • etc

情報共有には目的があり、多くの現場においてその目的の中でかなりの大きさを締めるのが業務上重要な情報=有用情報の共有でしょう。
その有用情報をみてもらうためにルールでサポートしたり、楽しいコンテンツで情報を共有し、活用することの動機付けをするわけですね。

情報共有の目的の中に、チームワークやコミュニケーションの増加なども含むような場合は楽しいコンテンツの重要度があがるでしょう。

シールでリアクション

アイデアがでそろったらシールを貼ります。
青はファボではなくいいね!
赤は面白い!
です。

ルールカテゴリの「専有デー」「リーディングタイム」「トップダウンでまきこむ」など組織のルールとして共有された情報を読む時間を作るものにシールが多くついていますね。
「読んでくれない人」に対する対応の難しさがルールベースというところに頼らざるを得ない、というところに結びついているのでしょうか。

記事を読んでくれないメンバーがいる場合、

  1. 目的を理解していない可能性がある
  2. 忙しすぎる
  3. 性格・気質

あたりの可能性がぱっと思い浮かびます。

1については目的の共有カテゴリの「ペアリード」のような手段で目的を伝えたり、
2についてはそもそも読むことができないくらいその人に「業務が集中している」ことのアラートかもしれません。
3は、付箋が隠れてみえないのですが「情報共有を組織の評価制度に組み込む」というものがありました。
これは強力ですね……とざわつきを起こしていました。

※ペアリード=ペアプロの情報共有版。ツールで共有された情報を説明しつつ、
なぜこのような情報が共有されていると便利か?を身をもって体感しつつ情報共有の目的を伝える。

発表

2チームがお互いのボードのアイデアについて発表を行います。
A, Dチームで発表を行いました。

この際の発表担当者は、「各チーム内で出身地が一番北の人」
という条件だったのですが、グループワーク前の自己紹介で出身地を話すように言われていた理由がやっと分かりました。
ちょっとしたワイワイ感がでて効果的な運営テクニックだな、と一人で感心していました。

  • Dチームのボードに集まるA, Dチーム

  • Aチームのボード

なにやらオレンジの付箋を書いた方への評価が高い。

  • 拡大

・・・!!

その他のチームの発表については公式のレポートや
各参加者のブログなどにありますので記事末尾のリンクを参照ください。

LT1: @ken_c_lo さん / WIPについて

esa.io , pplog などのデザイナであり、「ズルいデザイン」の人としても有名な赤塚さんのLTです。
esa.ioは会場を提供してくださったIncrementsさんが運営するQiita:Teamと立ち位置的に…な関係であるため、その点に触れることで会場に笑いを生みつつ、そのスライドが出た瞬間に運営者を含め会場内が一斉にカメラを構えていたのが印象的でした。

WIP

GitHub Flowなどに慣れている方にはお馴染みのWIP(Work in Progress)。
開発のみならず情報共有のハードルも下げてくれるWIPの考え方、歴史、効果などを
分かやすく説明していただきました。

LT2: @hapicky さん / 情報共有に必要な信頼関係について

チームと信頼関係のお話。
情報共有がうまくいかない裏にはまず信頼関係の不足があるのでは?
では信頼関係がないチームは情報共有ができないのだろうか?
信頼関係を作っていけばいい。

特に印象に残ったのがスライド中の以下のページです。


Increments(++)で開催されたイベントということで
信頼関係++。発想がおしゃれ。

LT3: @papix さん / Qiita:Teamの導入に失敗した話

Qiita:Teamが開発されているIncrementsでQiita:Teamの導入失敗事例を話すという時点で、全体から「これは…」というなんとも言えない空気の漂ったこの発表。
@papixさんのハキハキした口調と声量でテンポよくスライドが進みます。

そして、この瞬間にも一斉にカメラを!


ツールや文化を少人数のチームで導入したら失敗したけど、全体で再チャレンジしたら成功した、ということで無事成功体験で終わり一安心。

主催者の声

左 @htomine さん、右 @so1_ さん

アイコン

: @htomine
: @so1_
: @tbpgr(私)

情報会議の開催の動機

それではさっそくですが、情報会議の開催の動機を教えてください。

そうですねー、動機というとこだと、情報共有ツールの

導入を勧める人の孤立感っていうのがひとつ大きなポイントです。

Qiita:Teamの開発の中で、ツール自体を良くしていく開発はもちろん全力で

すすめているんですが、 ツールの導入って言う視点でいうと、

 どうしても導入するチームがどういう状態なのかとか、導入を進める人が

 どう動くのかというのが影響するなあというのを実感していました。

チームメンバーが必ずしも導入してくれるひとと気持ちを同じにして

取り組める状況ばかりではないなというのがあって

気持ちがずれている中で導入を続けていくのは

結構心が折れるぐらいつらいことですねと。

で、僕らはそういう人たちの話を横軸で色々聞いていたので

きっとこれ横で繋いだら共感できる話がいっぱいあったり、

新しい施策に気づけたり、そういういいことがありそうだなと。

なげーw

ツッコミw

もっと積極的にそういう人たちの気持ちを楽にする方法があるんじゃないかなー

とおもってイベントで直接引き合わせるというのを考えましたw

3行で言うと

ツールの導入って結構孤立しがちなので、そこで心が折れると僕らもつらいし導入進める方もつらいので、

その前に課題意識のある人達でちょっと悩みを共有して気が楽になったり、

まだ試してなかった色々なトライに気づけたりする場があるといいなーと

そういうことではじめましたw

実際にその想定をもとに開催してみて、想定通りの効果や知見。

もしくは想定以上のものを得られたりしましたか?

知見は想定してたよりずっと集まってきてますね。

知見の内容はおおざっぱ内容になっていますが、

知見の量はまとめる時間がたりなくて困るほどです

募集人員がすぐに埋まってしまったり

想定以上にこの部分で悩みを抱えてる人多かったのかなぁという

まぁ人数絞って開催している分はさっぴかないといけませんが

その辺の反応のよさはかんじています

効果がどうかというのは

きてくれたひとが判断することなので

それこそtbさんの評価にお預けします笑

託されたw

2回目の運営で改善したこと


2回目の運営で改善したことを教えてください。

この会に関するKPTとかやってるんですかね?

やってますねー

初回はファシリテータをお願いしたスタッフから

前半のグループワークについてのProblemがでて。

へこんだ!

二回目はそこのところ、いろいろ改善案考えましたね

一番大きいのはグループワーク一回にしたこと

なるほど、詰め込み過ぎた、っていうことですかね。

そですね

集まってきた人ができるだけ多くの人と接してほしいなと思っていて、

そのためにワークを二回したいとおもって詰めていました。

その目的を維持したまま詰め込み感を減らせないかということで、

2チームで相互に発表してゆっくり話すという形に行き着きました。

休みの日に関係のない人たちの飲み会で

いきなりグループワークやらせてみたら、

発表した後どういうことなのーって会話が自然に始まって、

「これだ!」と思ったのがきっかけでした(笑)。

あとは、

懇親会で動けないやつ

もりあがりすぎててマイクも通らないしなんもできなくて

むりにとめるのもなーというのもあり

前回は、もりあがってるならいんじゃねってことにしたんですけど

今回は、食べ物を後ろに出すことにして

食べ物を取りに行く時に動きが出るようにしました。

今回は運営サイドから懇親会開始時点に

その点に関するアナウンスもありましたし、

途中スタッフの方が声がけなどもしていたので

そういった教訓がいかされてますね。

今後の展望

さいごに今後の展望をお願いします。

世界を変える!

おおきくでたな!

いいね!とか、こうしたらもっといいよ!

っていうコミュニケーションがしょっちゅうされたり

困ったなーって言ってる人の問題があっという間に解決される世界

よくないですか?

それを実現していくためのたくさんの障害をみんなで解決したい

つらいと続かないから

みんなが楽しく参加できる楽しいコミニティを維持したいです。

いろいろいわれちゃいましたけどw

そこを考えていくことで

ソフトウェア開発をよくすることで世界をぐんとよくしていく

この領域で困っている人をたすけてくことで、

世界が良くなるだろうと考えています。

ソフトウェア開発をやるのは人間ですからね。

人間同士の営みであるところは最後まで残るだろうという気持ちがあるので

そこも一緒に解決できるといいなと。

まとめ

記事中では取り扱いませんでしたが、懇親会も非常に盛り上がり、木曜日にも関わらず殆どの方が時間ギリギリまで残っていました。

各自が抱える情報共有に関する課題を深掘りをしたり、情報交換できる時間なのである種イベント中で最も重要な時間です。

情報会議は今後も継続して開催される予定です。
第3回は既に定員になっているので、興味のあるかたは第4回の開催告知をお待ちください。

主催者、発表者のTwitterアカウント

参照資料

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CodeIQでRubyや様々なカテゴリの問題を出題中。 Twitter:@tbpgr Tbpgr Personal Page: http://tbpgr.github.io/

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